Чек-лист для замовників: що перевірити замовникові при завантаженні договору за результатами процедури закупівлі

Замовники за результатами процедури закупівлі повинні через електронну систему закупівель ProZorro оприлюднити договір.

Актуальним питанням для державних замовників є правильність завантаження договору в систему, адже разом з оприлюдненням договору процедуру вважають завершеною та відбувається формування звіту про результати проведення процедури закупівлі, наявність якого перевіряє Державна казначейська служба до здійснення оплати за договором. Технічно замовник уже не зможе замінити файл договору або інформацію про договір в електронній системі закупівель, тому для уникнення проблем, пов’язаних з виконанням договору, рекомендуємо дотримуватися правил оприлюднення інформації, які розглянемо далі. 

Відповідно до п. 5 ч. 1 ст. 1 ЗУ «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) договір про закупівлю — договір, який укладають замовник і учасник за результатами проведення процедури закупівлі. Він передбачає надання послуг, виконання робіт або набуття права власності на товари.

Необхідність оприлюднення договору передбачено Законом, адже, згідно із ч. 1 ст. 10, замовник самостійно та безоплатно через електронний майданчик оприлюднює на ProZorro договір про закупівлю — протягом двох днів з дня його укладення.

Договір про закупівлю повинен бути укладений належним чином, адже, згідно із ч. 2 ст. 7 Закону, до здійснення оплати за договором про закупівлю центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері казначейського обслуговування бюджетних коштів, перевіряє наявність договору про закупівлю, річного плану закупівель та звіту про результати проведення процедури закупівлі, які підтверджують проведення процедури закупівлі, за результатами якої укладено договір про закупівлю.

При оприлюдненні закупівлі замовник оприлюднює тендерну документацію, яка повинна містити проєкт договору про закупівлю з обов’язковим зазначенням порядку змін його умов. Умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від умов проєкту договору, адже відповідно до ч. 2 ст. 32 Закону замовник укладає договір про закупівлю з учасником, який визнаний переможцем торгів протягом строку дії його пропозиції, не пізніше ніж через 20 днів з дня прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації та пропозиції учасника-переможця. Також відповідно до ч. 4 ст. 36 Закону умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від змісту тендерної пропозиції за результатами аукціону (у тому числі ціни за одиницю товару) переможця процедури закупівлі або ціни пропозиції учасника в разі застосування переговорної процедури.

Зважаючи на вищевикладене, замовник повинен відповідально поставитися до розроблення проєкту договору, адже допущення помилок під час розроблення тендерної документації та проєкту договору може призвести до негативних наслідків.

Що це означає? Насамперед те, що якщо ви прописуєте в умовах тендерної документації певні вимоги до учасника, то вони не повинні суперечити проєкту договору. Звертаємо увагу, що замовникові варто перевіряти інформацію щодо строку поставки, місця поставки, конкретної назви предмета закупівлі, джерела фінансування, умов оплати, порядку здійснення розрахунків, інших даних, які зазначають в екранних формах, на відповідність умовам тендерної документації та проєкту договору. Адже ваш проєкт договору рано чи пізно стане договором у паперовій формі.

Отже, ми бачимо, що договір повинен бути укладений відповідно до вимог тендерної документації та пропозиції учасника-переможця, тож варто не відхилятися від умов проєкту договору, який містився в тендерній документації, при укладенні договору з переможцем у паперовій формі. При оприлюдненні договору замовник зазначає в електронній системі закупівель таку інформацію (на електронних майданчиках назва електронних полів може дещо відрізнятися): 

1. номер договору;
2. дату укладення договору про закупівлю;
3. строк дії договору;
4. ціну договору про закупівлю з ПДВ та без ПДВ. [Якщо при розрахунку ПДВ виникають сумніви, то можна скористатися онлайн-калькуляторами для розрахунку ПДВ (наприклад, за посиланням.)]. 

Рекомендуємо уважно вносити дані в електронні поля, інформація, зазначена в договорі та в електронних формах, не повинна відрізнятися.

Замовникові потрібно перевірити, чи в договорі, який завантажуватимуть на ProZorro, наявні всі сторінки та додатки до договору. Адже вони є його невід’ємною частиною, Їхня відсутність може свідчити про те, що договір завантажено не в повному обсязі. Також варто перевірити, чи всі поля та обов’язкові реквізити в договорі та додатках до нього заповнено. Ось на що потрібно звернути увагу замовникові при оприлюдненні договору (короткий чек-лист для замовника): 

1. наявність усіх необхідних реквізитів у договорі;
2. наявність додатків, на які є посилання в договорі, наявність усіх сторінок договору;
3. треба звірити суму за договором, вона не повинна відрізнятися від суми, запропонованої учасником-переможцем за результатами аукціону;
4. треба перевірити, чи всі поля в договорі та додатках до нього заповнено;
5. І, звичайно ж, перед оприлюдненням будь-якої інформації замовникові бажано перевірити роботу електронного цифрового підпису / кваліфікованого електронного підпису (це варто зробити для того, щоб уникнути ситуації, коли ви оприлюднили договір, а у вашому акредитованому центрі сертифікації ключів відбуваються технічні роботи або ж узагалі закінчився термін дії ключа і відсутня можливість цього дня підписати документ). Задля уникнення проблемних ситуацій рекомендуємо оприлюднювати договір у першій половині дня, адже тоді ви матимете час для вирішення проблемних питань.

Дата публікації: 05.03.2020