Документи для проведення переговорної процедури закупівлі

Відповідно до частини 1 статті 40 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) переговорна процедура закупівлі використовується замовником як виняток і відповідно до якої замовник укладає договір про закупівлю після проведення переговорів щодо ціни та інших умов договору про закупівлю з одним або кількома учасниками процедури закупівлі. 

Переговорна процедура відрізняється від традиційних відкритих торгів. Вона проводиться швидше, не містить такого етапу, як аукціон, та дозволяє замовнику провести переговори з одним учасником чи кількома.

Часто перед замовниками постає питання, які ж документи потрібно підготувати для проведення переговорної процедури і що в них передбачити. У даній статті ми розглянемо, які документи потрібно скласти для успішного проведення переговорної процедури.

Протокол затвердження річного плану закупівель / змін до річного плану закупівель

Перший документ, який необхідно підготувати, — це протокол затвердження річного плану закупівель / змін до річного плану закупівель, адже відповідно до частини 1 статті 4 планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби в закупівлі товарів, робіт і послуг. Заплановані закупівлі включаються до річного плану закупівель, тож будь-якій закупівлі, яка підпадає під дію Закону, передує план.

У даному протоколі варто розглянути такі питання:

1. Про прийняття рішення про закупівлю шляхом застосування переговорної процедури закупівлі.
2. Про розгляд та затвердження річного плану закупівель / змін до річного плану закупівель у порядку, встановленому Законом. Рекомендуємо форму річного плану / змін до річного плану з даними згідно з частиною 2 статті 4 Закону зробити окремим додатком до протоколу.
3. Про оприлюднення  річного плану закупівель / змін до річного плану закупівель в електронній системі закупівель.
4. Про відправлення запрошення учаснику/учасникам переговорної процедури щодо закупівлі. Також окремим додатком до протоколу можна оформити запрошення на переговори.

У протоколі затвердження плану варто обґрунтувати, чому замовник застосовує не конкурентну процедуру, а саме переговорну, та зробити посилання на експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.

Запрошення

Запрошення відправляється одному чи кільком учасникам, тому в ньому варто зазначити найменування учасника, якому відправлятиметься запрошення, а також дату, час та місце проведення переговорів. Також для того щоб учасник правильно сформував свою пропозицію, замовнику варто детально описати вимоги до предмета закупівлі, його кількість, умови постачання тощо. Для того щоб замовник переконався в надійності постачальника, замовник може встановлювати необхідні вимоги стосовно спроможності учасника виконати роботи, надати послуги чи поставити товар, і такі вимоги встановлюються у запрошенні. До запрошення замовник може додати проєкт договору про закупівлю або ж зазначити, що постачальник на переговори надає свій проєкт для погодження його умов.

Протокол переговорів

Під час проведення переговорів складається протокол переговорів, який підписується як зі сторони замовника, так і зі сторони учасника переговорів. 

Основне питання, яке розглядається в протоколі, — про проведення переговорів з представником учасника щодо закупівлі шляхом застосування переговорної процедури. У даному протоколі фіксується процес переговорів, а саме: зазначається про надання учасником документів згідно з запрошенням, описуються основні домовленості між сторонами щодо предмета закупівлі, такі як ціна, кількість, строк поставки, місце поставки, умови розрахунків тощо.

Протокол прийняття рішення про намір укласти договір

Останній протокол, який варто підготувати замовнику, — це протокол рішення про намір укласти договір з учасником переговорної процедури. У даному протоколі рекомендуємо розглянути питання про прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю за результатами проведених переговорів з учасником та про оприлюднення повідомлення про намір укласти договір про закупівлю в електронній системі закупівель в строки, передбачені частиною 5  статті 40 Закону.

Отже, основні документи, які доцільно підготувати замовнику в процесі проведення переговорної процедури:

1. Протокол затвердження річного плану закупівель / змін до річного плану закупівель;
2. Запрошення;
3. Протокол переговорів;
4. Протокол прийняття рішення про намір укласти договір.

Наведеного пакета документів достатньо для успішного проведення переговорної процедури закупівлі та фіксації прийнятих рішень.

Дата публікації: 27.11.2020