Листування сторін договору про закупівлю як документальне підтвердження об’єктивних обставин продовження строку в такому договорі

Відповідно до підпункту 4 пункту 19 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників↗, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі — Особливості↗), істотні умови договору про закупівлю, укладеного відповідно до пунктів 10↗ і 13↗ (крім підпунктів 13 і 15 пункту 13↗) Особливостей, не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі, крім вичерпного переліку випадків, у тому числі продовження строку дії договору про закупівлю та/або строку виконання зобов’язань щодо передачі товару, виконання робіт, надання послуг у разі виникнення документально підтверджених об’єктивних обставин, що спричинили таке продовження, у тому числі обставин непереборної сили, затримки фінансування витрат замовника, за умови, що такі зміни не призведуть до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю.

Ключовим фактором застосування цієї норми є наявність документального підтвердження необхідності продовження строків договору та/або строків поставки товару / надання послуги / виконання робіт. Водночас законодавством у сфері публічних закупівель не визначено, яким саме має бути таке документальне підтвердження.

У публікації порталу RADNUK.COM.UA↗ «Практика ДАСУ щодо правомірності продовження строку виконання зобов’язань↗» проаналізовано позицію органу фінансового контролю, за якою останній вважає неправомірним продовження таких строків, враховуючи просто довідки чи листи однієї сторони договору іншій. Тобто подібні документи не можуть бути достатнім документальним підтвердженням об’єктивних обставин подібного продовження строку.

Розглянемо думку Верховного Суду у складі суддів Касаційного господарського суду згідно з постановою від 09.04.2025 у справі № 904/2722/24↗, що в деякому сенсі буде протилежною позиції ДАСУ.

Обставини справи

За результатом проведення процедури закупівлі відкриті торги (UA-2023-09-18-001620-a↗), предметом якої є роботи з капітального ремонту, 13.09.2023 укладено договір про закупівлю з терміном виконання робіт до 31.10.2023.

У межах строку виконання виконавцем робіт за договором виникла необхідність у здійсненні коректив у обсяги ремонтних робіт. Замовник звернувся до виконавця з листом від 25.10.2023, а потім і листом від 22.11.2023 щодо продовження строку виконання робіт.

Так, за додатковою угодою від 31.10.2023 відкориговано графік виконання робіт та продовжено строк виконання таких робіт до 30.11.2023. Додатковою угодою від 30.11.2023 продовжено строк виконання робіт до 22.12.2023. 

Позиція прокуратури

Вважаючи ці додаткові угоди такими, що укладені з порушенням вимог пункту 4 частини 5 статті 41 Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII↗ (далі — Закон↗), керівник прокуратури, що діяв в інтересах замовника, наголосив на наявності підстав для визнання їх недійсними відповідно до статей 203↗ і 215 Цивільного кодексу України↗ та стягнення неустойки за порушення строків виконання робіт, як передбачалось умовами договору.

Позиція судів

Суд першої інстанції позов задовільнив частково, визнав недійсними спірні додаткові угоди та стягнув з виконавця неустойку. Цей суд вважає, що зміст додаткових угод суперечить пункту 4 частини 5 статті 41 Закону, оскільки продовження строків виконання зобов'язань за договором відбулося за відсутності для цього документально підтверджених об'єктивних обставин, у т. ч. обставин непереборної сили, що є порушенням принципів процедури закупівлі та фактично нівелює результати торгів.

Суд апеляційної інстанції скасував рішення господарського суду області та ухвалив нове рішення, згідно з яким відмовив у задоволенні позову керівника прокуратури. Суд виходив з того, що ініціатором збільшення строку виконання будівельних робіт за договором був сам замовник, який не приймав уже виконані відповідачем роботи, висуваючи додаткові технічні вимоги до об'єкта. За результатами проведення будівельних робіт за договором у розумні строки досягнуто фактичної мети публічної закупівлі. Відповідно, при укладенні спірних додаткових угод сторони не допустили порушення вимог пункту 4 частини 5 статті 41 Закону.

Касаційний суд погодився з рішенням суду попередньої інстанції, оскільки судді встановили наявність документально підтверджених об'єктивних обставин, що стали підставою для продовження строку виконання зобов'язань за договором шляхом укладення спірних додаткових угод.

Юристи ТОВ «Тендерне агентство Радник»↗ за послугою «Супровід змін та виконання договору↗» вартістю від 750,00 грн допоможуть з питанням змін до договору про закупівлю за наявної необхідності внесення змін як до істотних, так і інших умов такого договору.

Коментар 

Як ми бачимо, суд визначає допустимим внесення змін до істотної умови договору за випадком підпункту 4 пункту 19 Особливостей на підставі, так би мовити, простого листування між сторонами договору, яким визначається об’єктивність внесення змін до договору про закупівлю.

У наведеному випадку такою об’єктивною обставиною є виникнення додаткового обсягу робіт. Ця обставина аналогічна випадкам при необхідності коригування ПКД.

Враховуючи викладене, доцільно також зазначити, що Держаудитслужба виходить із суто формального підходу: вимагає наявність документів, виданих «третіми сторонами» (експертні висновки, довідки органів влади, форс-мажорні сертифікати тощо). Суд же в аналізованій справі застосував змістовний підхід: достатнім є підтвердження об’єктивних обставин у вигляді офіційного листування між сторонами, якщо воно логічно обґрунтовує необхідність продовження строків і відображає реальний перебіг виконання договору.

Верховний Суд підкреслив, що важливим критерієм є не стільки «форма» документального підтвердження, скільки факт досягнення результату закупівлі — належного та своєчасного завершення робіт у межах фінансування без збільшення вартості договору. Це свідчить про прагнення суду забезпечити баланс між гнучкістю договірних відносин та дотриманням принципів публічних закупівель.

Але для уникнення спорів закупівельникам все ж таки доцільно не обмежуватися лише листуванням між сторонами, а також готувати супровідні внутрішні документи (службові записки, акти обстеження, додаткові технічні вимоги тощо), які б підтверджували, чому саме виконання зобов’язань потребувало продовження строків. 

Академія Радник↗ пропонує ознайомитись з вебінаром «Внесення змін до договорів про закупівлю. Зміна ціни та суми договору↗», на якому лектори особливу увагу приділили питанням порушень при внесенні змін до договорів та рекомендаціям щодо уникнення типових помилок.

Олег ПІДГІРСЬКИЙ, 

юрист ТОВ «Тендерне агентство Радник»