Оформлення протоколу для надання роз’яснення на звернення учасника: технічні та практичні питання

Дуже часто замовники зіштовхуються з тим, що в процесі проведення процедур закупівель через електронну систему закупівель надходять звернення від учасників. Відповідальність за прийняття рішення про надання роз’яснень та своєчасне оприлюднення їх у системі покладено на тендерний комітет або уповноважену особу замовника. Тема правильного оформлення роз’яснень в публічних закупівлях була актуальною завжди й залишається такою понині. 

Добре, коли звернення надходить стосовно умов тендерної документації, але виникають ситуації, коли звернення не відноситься до умов тендерної документації або взагалі викладене некоректно, адже система не відслідковує змісту звернень, тому зареєстрований користувач системи може написати все, що завгодно. То що ж робити, якщо надійшло таке звернення?

Передусім необхідно звернутися до ч. 1 ст. 23 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон), відповідно до якої фізична/юридична особа має право не пізніше ніж за 10 днів до закінчення строку подання тендерної пропозиції звернутися через електронну систему закупівель до замовника по роз’яснення щодо тендерної документації та/або звернутися до замовника з вимогою щодо усунення порушення під час проведення процедури закупівлі. Усі звернення по роз’яснення та звернення щодо усунення порушення автоматично з’являються в електронній системі закупівель без ідентифікації особи, яка звернулася до замовника. Замовник повинен протягом трьох робочих днів з дня їх оприлюднення надати роз’яснення на звернення та оприлюднити його на веб-порталі Уповноваженого органу відповідно до ст. 10 цього Закону. При цьому Закон жодним чином не обмежує зміст і перелік звернень учасників щодо роз’яснень стосовно тендерної документації, тож замовник зобов’язаний підготувати роз`яснення на будь-яке звернення, яке надійшло через електронну систему закупівель, бо у випадку неопублікуванння роз’яснення процедура не перейде на наступну стадію (аукціон). У випадку прострочення замовником терміну для надання відповіді електронна система призупинить процедуру, і розблокується вона лише тоді, коли замовник продовжить термін подання пропозицій так, щоб до його завершення залишалося не менше ніж сім днів (тобто замовникові необхідно буде внести зміни до тендерної документації та оголошення щодо встановлення нового кінцевого строку для подання тендерної пропозиції), та опублікує відповідь на звернення. 

Чи потрібно складати протокол для надання роз’яснення на звернення

Дуже часто замовники ставлять таке питання: чи потрібно в разі надання роз’яснення на звернення від потенційного учасника складати протокол (чи його складають лише у випадку внесення змін до тендерної документації)? Далі детально розберемось з даним питанням.

Для початку необхідно звернути увагу на ч. 1 ст. 10 Закону, в якій зазначено, що замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює на веб-порталі Уповноваженого органу в порядку, установленому Уповноваженим органом та цим Законом, інформацію про закупівлю, а саме: зміни до тендерної документації та роз’яснення до неї (у разі наявності) — протягом одного дня з дня прийняття рішення про їх внесення або надання роз’яснень.

Отже, як бачимо, у Законі чітко зазначено, що роз’яснення до документації розміщують протягом одного дня з дня прийняття рішення про надання роз’яснень. А далі головне: відповідно до ч. 4 ст. 11 Закону рішення тендерного комітету або уповноваженої особи оформлюють протоколом. У рішенні відображаються результати поіменного голосування членів комітету, присутніх на засіданні тендерного комітету, з кожного питання. Протокол підписують усі члени комітету, присутні на його засіданні, або всі уповноважені особи. У разі відмови члена тендерного комітету або однієї з уповноважених осіб підписати протокол про це зазначають у протоколі з обґрунтуванням причин відмови. Отже, з вищезазначеного можемо зробити висновок, що відповіді замовника повинні попередньо бути оформлені протоколом. Приклад протоколу роз’яснення на звернення наведено в додатку.

Додаток

Технічна реалізація оприлюднення роз’яснень на майданчикові SmartTender.biz

Для того щоб оприлюднити роз’яснення через електронний торговий майданчик SmartTender.biz  необхідно в особистому кабінеті замовника натиснути на рядок процедури, за якою надійшло звернення, та перейти до вкладки «Обговорення закупівлі».

Дуже зручно, як видно на рисунку 1, що майданчик попереджує замовника, до якого періоду необхідно надати відповідь, оскільки, ще раз наголошуємо, згідно з ч. 1 ст. 23 Закону замовник повинен протягом трьох робочих днів з дня їх оприлюднення надати роз’яснення на звернення.  

Далі розгорнути необхідне звернення, натиснувши кілька разів на рядок зі зверненням.

Написати роз’яснення в полі «Відповідь», поставити відмітку в прапорці (У програмуванні прапорець (англ. Checkbox) — це елемент графічного інтерфейсу користувача (GUI), що дає можливість користувачеві зробити множинний вибір з декількох варіантів. Також застосовують термін перемикач (проте дану назву застосовують і для позначення радіокнопок), поширені ще галочка та англіцизм чекбокс. Здебільшого прапорці відображаються на екрані у вигляді квадрата невеликого розміру, який може мати два стани: ☑ «вимкнено» (пусто) та ☑ «ввімкнено» (встановлено — галочка або хрестик)) «Зафіксувати відповідь», натиснути «Зберегти» й відправити відповідь на сервер ProZorro.

Після того як буде виконано даний порядок, ви зможете побачити роз’яснення на ProZorro. Протокол щодо надання роз’яснення на звернення технічно завантажити в систему під час оприлюднення роз’яснення неможливо. Також Законом не передбачено такого обов’язку для замовника, проте оформити відповідний протокол належним чином та зберігати його замовник зобов’язаний.

Вікторія Пастух, юрист з тендерних закупівель ТОВ «Агентство тендерних процедур»

Сергій Шимчук, фахівець по роботі із державними замовниками «SmartTender.biz»

Дата публікації: 02.03.2019