Вимагати чи не вимагати документи з печаткою

Під час проведення закупівель замовникам варто враховувати не лише особливості Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон), а й особливості інших нормативних актів. У даній статті розглянемо питання, чи повинен замовник під час підготовки тендерної документації прописувати вимогу про надання учасниками тих чи інших документів з відбитком печатки.

Відповідно до статті 58-1 Господарського кодексу України (далі — ГКУ): 

1. Суб’єкт господарювання має право використовувати у своїй діяльності печатки. Використання суб’єктом господарювання печатки не є обов’язковим.

2. Відбиток печатки не може бути обов’язковим реквізитом будь-якого документа, що подається суб’єктом господарювання до органу державної влади або органу місцевого самоврядування. Копія документа, що подається суб’єктом господарювання до органу державної влади або органу місцевого самоврядування, вважається засвідченою у встановленому порядку, якщо на такій копії проставлено підпис уповноваженої особи такого суб’єкта господарювання або особистий підпис фізичної особи — підприємця. Орган державної влади або орган місцевого самоврядування не вправі вимагати нотаріального засвідчення вірності копії документа у разі, якщо така вимога не встановлена законом.

3. Наявність або відсутність відбитка печатки суб’єкта господарювання на документі не створює юридичних наслідків.

4. Виготовлення, продаж та/або придбання печаток здійснюється без одержання будь-яких документів дозвільного характеру.

Згідно з даною нормою ГКУ суб’єкт господарювання може, але не зобов’язаний вести свою діяльність з використанням печатки, а наявність або відсутність відбитка печатки суб’єкта господарювання на документі не створює юридичних наслідків. Тобто рішення про те, використовувати печатку чи ні, повністю покладено на розсуд суб’єкта господарювання.

Замовники під час підготовки тендерної документації не можуть знати, які саме учасники подадуть пропозицію для участі — ті, які працюють із печаткою, чи ті, які прийняли рішення не використовувати печатку у своїй діяльності. Тож рекомендуємо прописувати вимоги в тендерній документації так, щоб не обмежувати коло учасників. Наприклад, якщо ви в тендерній документації встановлюєте вимогу про те, що документи пропозиції повинні містити підпис уповноваженої особи учасника закупівлі, а також відбитки печатки учасника, то рекомендуємо робити приписку «(у разі використання)». Тоді згідно з вимогами тендерної документації учасники, які використовують печатку у своїй діяльності, зобов’язані будуть надати документи з відбитком печатки, а учасники, які не використовують печатку, — без неї.

Разом з цим згідно з пунктом 19 частини 2 статті 22 Закону в тендерній документації зазначаються такі відомості: <…> опис та приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасниками не призведе до відхилення їх тендерних пропозицій. Формальними (несуттєвими) вважаються помилки, що пов’язані з оформленням тендерної пропозиції та не впливають на зміст тендерної пропозиції, а саме технічні помилки та описки.

Згідно з Переліком формальних помилок, затвердженим наказом Мінекономіки «Про затвердження Переліку формальних помилок» від 15.04.2020  № 710, до формальних помилок відноситься випадок, коли окрема сторінка (сторінки) копії документа (документів) не завірена підписом та/або печаткою учасника процедури закупівлі (у разі її використання).

Тому якщо навіть учасник у своїй діяльності використовує печатку, але її відбиток є не на всіх сторінках документа, то дану помилку цілком можна віднести до формальної та не відхиляти пропозицію учасника на цій підставі.

Дата публікації: 19.03.2021