Формальні помилки в публічних закупівлях та що з ними робити
Під час проведення процедур публічних закупівель замовники та учасники часто стикаються з питанням формальних (несуттєвих) помилок у тендерних пропозиціях. Публічне законодавство України передбачає можливість не давати 24 години на виправлення невідповідностей, допущених учасником у своїй тендерній пропозиції, та не відхиляти тендерну пропозицію учасника в разі допущення технічних неточностей або описок, якщо вони не впливають на зміст документів та результати закупівлі.
Відповідно до пункту 19 частини 2 статті 22 Закону України «Про публічні закупівлі»↗ (далі — Закон) тендерна документація повинна містити опис та приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасниками не призведе до відхилення їхніх тендерних пропозицій. Закон визначає, що формальними є помилки, пов’язані виключно з оформленням тендерної пропозиції та такі, що не впливають на її зміст, а саме технічні помилки та описки.
Для практичного застосування цієї норми було прийнято наказ Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України № 710, яким затверджено Перелік формальних помилок↗. Документ встановлює єдиний підхід до визначення несуттєвих недоліків у тендерних пропозиціях та сприяв зменшенню кількості необґрунтованих відхилень учасників.
До формальних помилок належать:
1. Інформація / документ, подана учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, містить помилку (помилки) у частині:
— уживання великої літери;
— уживання розділових знаків та відмінювання слів у реченні;
— використання слова або мовного звороту, запозичених з іншої мови;
— зазначення унікального номера оголошення про проведення конкурентної процедури закупівлі, присвоєного електронною системою закупівель, та/або унікального номера повідомлення про намір укласти договір про закупівлю — помилка в цифрах;
— застосування правил переносу частини слова з рядка в рядок;
— написання слів разом та/або окремо, та/або через дефіс;
— нумерації сторінок/аркушів (у тому числі кілька сторінок/аркушів мають однаковий номер, пропущені номери окремих сторінок/аркушів, немає нумерації сторінок/аркушів, нумерація сторінок/аркушів не відповідає переліку, зазначеному в документі).
2. Помилка, зроблена учасником процедури закупівлі під час оформлення тексту документа / унесення інформації в окремі поля електронної форми тендерної пропозиції (у тому числі комп'ютерна коректура, заміна літери (літер) та/або цифри (цифр), переставлення літер (цифр) місцями, пропуск літер (цифр), повторення слів, немає пропуску між словами, заокруглення числа), що не впливає на ціну тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі та не призводить до її спотворення та/або не стосується характеристики предмета закупівлі, кваліфікаційних критеріїв до учасника процедури закупівлі.
3. Неправильна назва документа (документів), що подається учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, зміст якого відповідає вимогам, визначеним замовником у тендерній документації.
4. Окрема сторінка (сторінки) копії документа (документів) не завірена підписом та/або печаткою учасника процедури закупівлі (у разі її використання).
5. У складі тендерної пропозиції немає документа (документів), на який посилається учасник процедури закупівлі у своїй тендерній пропозиції, при цьому замовником не вимагається подання такого документа в тендерній документації.
6. Подання документа (документів) учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, що не містить власноручного підпису уповноваженої особи учасника процедури закупівлі, якщо на цей документ (документи) накладено її кваліфікований електронний підпис.
7. Подання документа (документів) учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, що складений у довільній формі та не містить вихідного номера.
8. Подання документа учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, що є сканованою копією оригіналу документа / електронного документа.
9. Подання документа учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, який засвідчений підписом уповноваженої особи учасника процедури закупівлі та додатково містить підпис (візу) особи, повноваження якої учасником процедури закупівлі не підтверджені (наприклад, переклад документа завізований перекладачем тощо).
10. Подання документа (документів) учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, що містить (містять) застарілу інформацію про назву вулиці, міста, найменування юридичної особи тощо, у зв'язку з тим, що такі назва, найменування були змінені відповідно до законодавства після того, як відповідний документ (документи) був (були) поданий (подані).
11. Подання документа (документів) учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, у якому позиція цифри (цифр) у сумі є некоректною, при цьому сума, що зазначена прописом, є правильною.
12. Подання документа (документів) учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції у форматі, що відрізняється від формату, який вимагається замовником у тендерній документації, при цьому такий формат документа забезпечує можливість його перегляду.
Ключовою ознакою формальної помилки є відсутність впливу на зміст пропозиції. Тобто навіть за наявності такої помилки замовник може встановити, що учасник виконав вимоги тендерної документації належним чином. Наприклад, формальною помилкою, відповідно до Наказу № 710, може вважатися відсутність вихідного номера або дати на окремому документі, складеному учасником у довільній формі, якщо при цьому документ містить усю необхідну інформацію, передбачену тендерною документацією. У такому випадку недолік стосується лише оформлення документа та не впливає на зміст тендерної пропозиції учасника.
Якщо під час розгляду тендерної пропозиції виявлено формальну (несуттєву) помилку, то таку тендерну пропозицію учасника не потрібно автоматично відхиляти або давати 24 години на виправлення невідповідностей. Насамперед необхідно встановити, чи дійсно така помилка стосується лише оформлення документів і не впливає на зміст тендерної пропозиції, ціну, технічні характеристики предмета закупівлі або кваліфікацію учасника.
На практиці формальні помилки не потребують виправлення учасником. Замовник може просто не брати їх до уваги під час розгляду тендерної пропозиції. Проте, враховуючи практику Державної аудиторської служби України та Державної казначейської служби України, такі помилки доцільно оформлювати внутрішнім протоколом із фіксацією виявлених формальних помилок. Закон не зобов’язує це робити, однак така практика може бути корисною під час перевірок контролюючими органами як підтвердження належного аналізу тендерних пропозицій.
Проте не всі помилки можуть вважатися формальними (несуттєвими). Якщо недолік впливає на зміст тендерної пропозиції, підтвердження кваліфікації учасника, технічні характеристики чи вартість закупівлі, така помилка вже не вважається формальною (несуттєвою) та може бути підставою для надання учаснику 24 годин на виправлення невідповідностей, а в гіршому випадку —підставою для відхилення тендерної пропозиції учасника.
Отже, під час розгляду тендерних пропозицій замовнику важливо дотримуватися трьох базових правил: формальні помилки не впливають на зміст пропозиції та не потребують виправлення; невідповідності, які можна усунути без зміни суті пропозиції, виправляються за механізмом 24 годин; недоліки, що стосуються технічних характеристик предмета закупівлі або забезпечення тендерної пропозиції, є невиправними та можуть бути підставою для відхилення.
Якщо у вас виникають складнощі з проведенням процедур закупівель, скористайтесь послугою Агентства «Супровід відкритих / міжнародних торгів»↗.
Щоб бути в курсі останніх змін закупівельного законодавства, пропонуємо вам навчання з публічних закупівель «Підвищення кваліфікації для замовників»↗, яке відбудеться 04-05.06.2026. Доєднуйтесь!
Вікторія НЕХТА,
юрист ТОВ «Тендерне агентство Радник»