Головне щодо проведення запиту пропозицій постачальників

Попри те що в інтернеті досить багато різноманітної інформації щодо проведення запиту пропозицій постачальників, все одно надходить безліч звернень про його проведення. На перший погляд, усе досить легко, але коли починаєш аналізувати всю кипу інформації, розумієш, що не все так просто, як здавалося. Тож сьогодні спробуємо проаналізувати питання, які хвилюють багатьох замовників: чи зобов’язаний замовник закуповувати товар через відкриті торги, якщо його вартість перевищує 100 тис. грн; коли можна скористатися динамічним профілем; як правильно визначити предмет закупівлі; що в обов’язковому порядку має містити запит пропозицій постачальників; чи можна щось від себе додавати в договір і в сам запит пропозицій постачальників; чи тиснути кнопку для підтвердження переможця, коли електронна система визначила його переможцем відбору?

У межах цієї статті не аналізуються вимоги щодо закупівель по «Юкрейн Фасіліті».

Чи зобов’язаний замовник закуповувати товар через відкриті торги, якщо його вартість перевищує 100 тис. грн?

Отже, почнемо: пунктом 10 особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178↗ (далі — Особливості↗), визначено, що замовники, у тому числі централізовані закупівельні організації, здійснюють закупівлі товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту, предмет закупівлі яких визначається відповідно до пункту 3 розділу II Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15.04.2020 № 708 (далі — послуги з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. грн, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. грн, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн грн, шляхом застосування відкритих торгів у порядку, визначеному пунктом 12-1 цих особливостей або розділом «Порядок проведення відкритих торгів» цих особливостей, та/або шляхом використання електронного каталогу для закупівлі товару відповідно до порядку, встановленого постановою Кабінету Міністрів України від 14.09.2020 № 822 «Про затвердження Порядку формування та використання електронного каталогу»», з урахуванням положень, визначених цими особливостями, та/або в порядку, передбаченому пунктом 8 цих особливостей.

Тобто, якщо в замовника є потреба закупити товар, вартість якого 100 тис. грн і вище, у нього є вибір, і він може скористатися як відкритими торгами, так і запитом пропозицій постачальників, але аж ніяк не зобов’язаний використовувати лише відкриті торги.

Коли можна скористатися динамічним профілем?

Ідемо далі. Пунктом 12 Особливостей↗ передбачено, що в запиті пропозицій постачальників щодо предмета закупівлі товару, вартість якого є меншою ніж 500 тис. грн, замовник може визначити інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення в межах специфікації товару, визначеної адміністратором електронного каталогу. Тобто скористатись динамічним профілем. Проте варто звернути увагу саме на річну потребу предмета закупівлі в цілому і відштовхнутись від неї для можливості скористатися динамічним профілем чи вибрати «готовий», статичний профіль. Адже якщо річна потреба перевищує 500 тис. грн, то тут вже необхідно вибрати статичний профіль.

Як правильно визначити предмет закупівлі?

Щодо правильного зазначення предмета закупівлі, то тут необхідно перед оголошенням запиту пропозицій постачальників проаналізувати функціонал електронних полів на майданчику під час оголошення запиту і визначити, що можна коригувати, а що тягнеться вже автоматично системою. Отже, доцільно річний план та узагальнену назву предмета закупівлі, яка коригується при оголошенні запиту, робити ідентичними. А конкретну назву предмета закупівлі, тобто номенклатурну позицію, яка не редагується, лишати як є. Або ж річний план, узагальнену назву предмета закупівлі та конкретну назву предмета закупівлі прописувати так, як визначено в конкретній назві предмета закупівлі, тобто за назвою профілю (специфікації товару), як він зазначений у Прозорро Маркеті.

Чи можна щось від себе додавати в договір і в сам запит пропозицій постачальників? 

Відповідно до пункту 57 Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14.09.2020 № 822, замовник оголошує запит пропозицій постачальників в електронному каталозі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація про 

• найменування, 
• очікувану вартість, 
• кількість, 
• строк, 
• місце поставки товару, 
• умови його оплати, 
• кінцевий строк подання постачальником ціни пропозиції (строк для подання постачальником ціни пропозиції не може бути меншим ніж два робочі дні з дня оприлюднення замовником запиту пропозицій постачальників в електронній системі закупівель).

Тобто, оголошуючи ЗПП, замовник зазначає в електронній системі всю необхідну інформацію, передбачену пунктом 57 Порядку, в електронних полях.

Крім цього, звертаємо увагу: абзацом 2 пункту 57 Особливостей чітко визначено, що в запиті пропозицій постачальників щодо закупівлі товару замовник може визначити виключно інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення в межах специфікації товару, визначеної адміністратором. Запит пропозицій постачальників не повинен містити вимог до постачальника та інших документів, які не передбачені цим Порядком.

Тобто нічого зайвого, того, що не передбачено в специфікації товару, визначеній адміністратором, зазначати не можна, адже це може призвести до неправильного розуміння постачальниками умов ЗПП і, як результат, неправильної подачі його пропозиції.

Абзацом 3 цього ж пункту визначено, що проєкт договору не повинен містити характеристики товару, що не визначені запитом пропозицій постачальників з урахуванням положень абзацу 2 цього пункту.

Отже, договір не повинен містити інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення, які відрізняються від інформації, яка визначена в ЗПП в межах специфікації товару, визначеної адміністратором. В іншому випадку це може призвести до того, що пропозиція переможця ЗПП не буде відповідати або ЗПП, або проєкту договору. А пунктом 58 Порядку № 822 визначено, що постачальник у відповідь на запит пропозицій постачальників від замовника не може подати пропозицію, товар у якій не відповідає специфікації товару, що зазначена в такому запиті. А як результат, такими діями замовник може загнати себе в глухий кут. 

Також досить часто замовники вимагають у договорі документи, які має надати переможець ЗПП перед укладенням договору. Але знову ж таки це не передбачено Порядком № 822. І якщо переможець не надасть якийсь із таких документів, то підстави для відхилення переможця відбору в цьому випадку будуть відсутні згідно з Порядком № 822.

Чи тиснути кнопку для підтвердження переможця, коли електронна система визначила його переможцем відбору?

І наостанок хотілося б звернути увагу на те, що наразі електронна система влаштована таким чином, що в день визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору у замовника наявна кнопка для підтвердження цього постачальника переможцем, хоча пунктом 61 Порядку № 822 визначено, що оцінка пропозицій постачальників проводиться автоматично електронною системою закупівель на основі інформації, зазначеної замовником в запиті пропозицій. Постачальник, пропозиція якого за результатами оцінки електронною системою закупівель визначена економічно вигідною, визначається переможцем відбору, проте допоки замовник не натисне кнопку про підтвердження цього переможця відбору в себе на електронному майданчику, він технічно не перейде до можливості укласти договір. Тож рекомендуємо в день визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору в себе на майданчику натиснути кнопку про підтвердження обрання постачальника переможцем.

Тож при проведенні запиту пропозицій постачальників рекомендуємо врахувати вищезазначені норми для успішного проведення закупівлі.

Якщо у вас виникають складнощі з проведенням процедур закупівель, скористайтесь послугою Агентства «Супровід відкритих / міжнародних торгів».↗

Щоб бути в курсі останніх змін закупівельного законодавства, пропонуємо вам навчання з публічних закупівель «Підвищення кваліфікації для замовників»↗, яке відбудеться 04–05.12.2025. Доєднуйтесь!

 Вікторія НЕХТА, 

 юрист ТОВ «Тендерне агентство Радник»