Неможливість дотримання строків проведення відкритих торгів / запиту пропозицій постачальників для застосування переговорної процедури за нагальної потреби

Відповідно до підпункту 3 пункту 13 особливостей↗ здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі — Особливості↗), переговорна процедура закупівлі, відповідно до якої замовник укладає договір про закупівлю після проведення переговорів щодо ціни та інших умов договору про закупівлю з одним або кількома учасниками процедури закупівлі, застосовується замовником як виняток у разі, коли в замовника виникла нагальна потреба (існує об’єктивна, документально підтверджена необхідність у здійсненні закупівлі, зумовлена непередбачуваними для замовника обставинами, що не залежать від його рішень, дій чи бездіяльності, які унеможливлюють дотримання строків для проведення відкритих торгів або застосування електронного каталогу в разі закупівлі товару) здійснити закупівлю, зокрема, але не виключно в разі:

• виникнення обставин, пов’язаних із негайною ліквідацією наслідків надзвичайних ситуацій або збройної агресії Російської Федерації проти України;
• надання в установленому порядку Україною гуманітарної допомоги іншим державам;
• розірвання договору про закупівлю з вини учасника процедури закупівлі на строк, достатній для проведення відкритих торгів, в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в договорі про закупівлю, без урахування податку на додану вартість, який розірваний з вини такого учасника. Застосування переговорної процедури закупівлі відповідно до цього абзацу здійснюється за рішенням замовника щодо кожних відкритих торгів;
• оскарження прийнятих рішень, дій чи бездіяльності замовника щодо відкритих торгів, що тривають після розгляду / оцінки тендерних пропозицій учасників, в обсязі, що не перевищує 20 відсотків очікуваної вартості відкритих торгів, без урахування податку на додану вартість, що оскаржуються.

У публікації порталу RADNUK.COM.UA↗ «Переговорна процедура за нагальної потреби: позиція АМКУ↗» обговорено практику органу оскарження щодо обов’язковості дотримання трьох основних умов застосування випадків проведення переговорної процедури за нагальної потреби.

Зупинимось на одній з умов, а саме на неможливості дотримання строків для проведення відкритих торгів або застосування електронного каталогу в разі закупівлі товару. 

Нагадаю, що згідно з абзацом 44 пункту 13 Особливостей↗ замовник має право укласти договір про закупівлю за результатами застосування такої переговорної процедури закупівлі у строк не раніше ніж через три дні з дня оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю. А за абзацом 50 пункту 13 Особливостей↗ переговорна процедура закупівлі відміняється замовником у разі непідписання договору про закупівлю протягом 20 днів з дня оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю. 

Приблизний мінімальний строк для проведення відкритих торгів із позитивним результатом у вигляді укладеного договору — 21 календарний день. Для запиту пропозицій постачальників — умовно 3-4 робочі дні.

Розглянемо практичний кейс з огляду на позицію Східного офісу Державної аудиторської служби України згідно з висновком від 23.10.2026 про результати моніторингу процедури закупівлі UA-2026-09-30-007297-a↗.

Обставини перевірки

У замовника виникла потреба в здійсненні закупівлі товару для заходів (зокрема, ремонтних робіт) з усунення аварій у житловому фонді, бюджетних установах, закладах, а саме плит, листів, стрічок та фольги, що пов’язані з конструкційними матеріалами, за ДК 021:2015-44170000-2. Тобто потреба за ознакою обставин, пов’язаних із негайною ліквідацією наслідків надзвичайних ситуацій або збройної агресії Російської Федерації проти України, що передбачена за випадком абзацу 2 підпункту 3 пункту 13 Особливостей↗.

Річний план щодо цієї потреби оприлюднено 30.09.2026 (враховуючи строки оприлюднення річного плану закупівель у п'ять робочих днів відповідно до частини 1 статті 4 Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII↗ (далі — Закон↗), рішення про внесення змін до річного плану закупівель могло бути прийняте в період з 23.09.2026 по 30.09.2026). 

Повідомлення про намір укласти договір про закупівлю оприлюднено також 30.09.2026. В обґрунтуванні щодо проведення цієї переговорної процедури замовник так і визначив випадок за абзацом 2 підпункту 3 пункту 13 Особливостей. Тим самим замовник мав можливість укласти договір про закупівлю в період з 04.10.2026 по 20.10.2026.

Моніторингом встановлено, що замовник завантажив до електронної системи, зокрема, протоколи позачергового засідання Криворізької міської комісії з питань техногенно-екологічної безпеки та надзвичайних ситуацій при виконкомі міської ради «Про виконання заходів щодо ліквідації незвичайних ситуацій воєнного характеру» від 07.09.2026, від 10.09.2026 та від 12.09.2026 із зазначенням терміну виконання, як негайно.

Позиція ДАСУ

На думку аудиторів, період з моменту виникнення потреби до моменту укладення договору склав від 18 до 23 днів. Таким чином, тривалий часовий інтервал свідчить про відсутність підстави для застосування переговорної процедури закупівлі, що унеможливлює дотримання строків для проведення відкритих торгів.

У підсумку за результатами аналізу питання наявності підстав для укладення договору за результатами застосування переговорної процедури закупівлі органом фінансового контролю встановлено порушення вимог абзацу 2 підпункту 3 пункту 13 Особливостей і частини 1 статті 40 Закону↗.

Коментар

Після аналізу цього висновку варто уточнити такі моменти:

1. Аудиторами не встановлено факту укладення договору про закупівлю для задоволення наведеної потреби.
2. Замовник прийняв рішення про відміну закупівлі, яке оприлюднив 20.10.2026.
3. Відштовхуючись від дат виникнення потреби (першого протоколу від 07.09.2026 та останнього від 12.09.2026) та дати першого можливого дня для укладення (на четвертий день після оприлюднення повідомлення про намір, а саме 04.10.2026), можна виділити період тривалістю 22 або 27 днів.

Тобто за цей період та навіть до моменту відміни переговорної процедури, що відбулась на останній день можливого укладення договору, замовник все ж таки мав передумови дотримання строків проведення відкритих торгів або запиту пропозицій постачальників з метою реалізації описаної потреби.

Щодо подібного і наголошував орган фінансового контролю.

Отже, сама по собі наявність нагальної потреби, навіть підтвердженої рішеннями комісії з питань техногенно-екологічної безпеки та надзвичайних ситуацій із терміном виконання «негайно», ще не є достатньою підставою для застосування переговорної процедури закупівлі. Визначальним є те, чи справді обставини унеможливлюють дотримання строків проведення відкритих торгів, а в разі закупівлі товару — і застосування електронного каталогу. Якщо ж від моменту виникнення потреби до першої можливої дати укладення договору минає час, співмірний зі строком проведення відкритих торгів (орієнтовно 21 календарний день), а тим паче достатній для запиту пропозицій постачальників, орган контролю розцінить це як відсутність підстав для переговорної процедури. Як ми бачимо і за практичним випадком. 

Тож замовникам варто якнайшвидше реагувати на виникнення потреби розпочинати переговори та відповідно документально обґрунтовувати, чому обставини не дозволяють очікувати результатів відкритих торгів чи запиту пропозицій постачальників, а за наявності часу — надавати перевагу конкурентним способам закупівлі.

Фахівці ТОВ «Тендерне агентство Радник»↗ за послугою «Супровід переговорної процедури закупівлі за п. 13 Особливостей↗» вартістю від 5 940,00 грн допоможуть підготувати документи переговорів і обґрунтування, а також мінімізувати ризики за результатами моніторингу.

А більше про підстави та порядок застосування переговорної процедури закупівлі за нагальної потреби експерти Академії Радник↗ розкажуть на онлайн-інтенсиві «Підвищення кваліфікації для замовників↗», на якому будуть опрацьовані питання, зокрема, щодо проведення переговорної процедури.

Олег ПІДГІРСЬКИЙ, 

юрист ТОВ «Тендерне агентство Радник»