Щодо протоколів уповноваженої особи
Інколи в замовників виникає ряд питань, пов’язаних саме з паперовими документами, які повинні оформлятися та зберігатись уповноваженою особою.
Так, нещодавно один із замовників звернувся із запитанням, чи може бути оформлено одним протоколом уповноваженої особи рішення про затвердження тендерної документації та затвердження змін до річного плану. Відповідь однозначна – так, звісно так може бути.
Можливо, деякі уповноважені особи настільки звикли до стандартних (шаблонних) зразків документів, серед яких, як правило, можна побачити окремий протокол на окреме рішення, що будь-які інші, відмінні від звичних для ока документи викликають сумніви, чи дійсно так можна.
Отже, трохи нагадаємо.
Частиною 10 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі»↗ (далі — Закон) та пунктом 3.4 Примірного положення про уповноважену особу, затвердженого наказом Мінекономіки № 40 від 08.06.2021↗, встановлено, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. До основних завдань (функцій) уповноваженої особи належать, зокрема, планування закупівель та формування річного плану закупівель в електронній системі закупівель; проведення попередніх ринкових консультацій з метою аналізу ринку; здійснення вибору процедури закупівлі; проведення процедур закупівель/спрощених закупівель; забезпечення укладання рамкових угод; забезпечення складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених Законом↗; забезпечення оприлюднення в електронній системі закупівель інформації, необхідної для виконання вимог Закону↗; забезпечення надсилання в електронному вигляді до органу оскарження інформації, документів та матеріалів щодо проведення процедур закупівель у разі отримання запиту від органу оскарження; взаємодія з органами, що здійснюють контроль у сфері публічних закупівель під час виконання ними своїх функцій відповідно до законодавства; здійснення інших дій, передбачених Законом↗, трудовим договором (контрактом) або розпорядчим рішенням замовника, тощо. Зрозуміло, що під час виконання покладених на уповноважену особу функцій вона повинна приймати відповідні рішення та фіксувати їх саме в протоколах (протокольних рішеннях). І скільки таких рішень буде протягом одного робочого дня, і чи будуть вони зафіксовані в одному або в декількох протоколах — це питання суто суб’єктивне, і вирішуватиме його виключно уповноважена особа на свій розсуд. Нагадаємо також, що протокол — це документ, який фіксує інформацію про перебіг засідань, прийняття в установах рішень комісіями, колегіями, дорадчими органами, робочими групами тощо. Протокол складають на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів і тез доповідей і виступів, довідок, проєктів рішень тощо. У протоколах відображають усі виступи з розглядуваних питань і рішення, прийняті в результаті обговорення.
Пропонуємо замовникам зразок протоколу відхилення учасника, коли він підпадає під підстави, встановлені пунктом 47 Особливостей↗, який розміщено в групі Viber за посиланням↗
img-1
Також хочемо зазначити, що певних форм документів, яких повинна дотримуватись уповноважена особа під час оформлення своїх рішень, немає, проте постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55↗ затверджено Типову інструкцію з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну та Типову інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, у яких є певні норми, які регулюють питання протоколів, тому доречно буде скористатись саме зазначеними інструкціями під час оформлення протокольних рішень уповноваженої особи.
Якщо у вас виникають складнощі з проведенням процедур закупівель, скористайтесь послугою Агентства↗ «Супровід відкритих / міжнародних торгів»↗.
img-2
Щоб бути в курсі останніх змін закупівельного законодавства, пропонуємо вам навчання з публічних закупівель: «Дводенне підвищення кваліфікації для замовників»↗ , яке відбудеться 06-07.07.2023 року. Доєднуйтесь!
img-3
Вікторія НЕХТА,
юрист ТОВ «Тендерне агентство Радник»