Документи, які потрібні замовнику від контрагента перед підписанням договору

Відповідно до абзацу 1 пункту 17 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі — Особливості), договір про закупівлю за результатами проведеної закупівлі згідно з пунктами 10 і 13 Особливостей укладається відповідно до Цивільного і Господарського кодексів України з урахуванням положень статті 41 Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (далі — Закон), крім частин 3-5, 7-9 статті 41 Закону, та Особливостей.

У публікації «Визначення договору про закупівлю за Особливостями» ми встановили, чим є договір про закупівлю для цілей Особливостей, зокрема для яких закупівель застосовується це визначення.

Тепер ми розберемось із діючою для Особливостей нормою частини 2 статті 41 Закону, згідно з якою переможець процедури закупівлі/спрощеної закупівлі під час укладення договору про закупівлю повинен надати:

1) відповідну інформацію про право підписання договору про закупівлю;

2) копію ліцензії або документа дозвільного характеру (у разі їх наявності) на провадження певного виду господарської діяльності, якщо отримання дозволу або ліцензії на провадження такого виду діяльності передбачено законом та у разі якщо про це було зазначено у тендерній документації/оголошенні про проведення спрощеної закупівлі чи вимагалося замовником під час переговорів у разі застосування переговорної процедури закупівлі.

У разі, якщо переможцем процедури закупівлі/спрощеної закупівлі є об’єднання учасників, копія ліцензії або дозволу надається одним з учасників такого об’єднання учасників.

Ні Особливостями, ні Законом не конкретизовано, яким саме чином застосовувати цю норму, які точно документи повинен надати переможець та у які строки чи спосіб. Проте це можна визначити, проаналізувавши інші норми закупівельного та цивільного законодавства.

По-перше: як ми визначили у згаданій вище публікації, договір про закупівлю — це, умовно кажучи, господарський договір, що укладається між замовником і контрагентом за результатами проведення відкритих торгів чи без використання електронної системи за пунктом 13 Особливостей, або ж шляхом використання електронного каталогу за запитом ціни пропозиції та передбачає платне надання послуг, виконання робіт або придбання товару. Тобто такий договір укладається щодо закупівель, визначених за пунктами 10 і 13 Особливостей. Тим самим перед укладенням договору про закупівлю за результатом цих закупівель переможець повинен надати необхідні документи відповідно до частини 2 статті 41 Закону.

По-друге: за абзацом 4 пункту 46 Особливостей за результатом відкритих торгів замовник укладає договір про закупівлю з учасником, який визнаний переможцем процедури закупівлі, протягом строку дії його пропозиції, не пізніше ніж через 15 днів з дати прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації та тендерної пропозиції переможця процедури закупівлі. У випадку обґрунтованої необхідності строк для укладення договору може бути продовжений до 60 днів. У разі подання скарги до органу оскарження після оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю перебіг строку для укладення договору про закупівлю зупиняється.

Згідно з абзацом 1 пункту 66 Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14.09.2020 № 822, за результатом здійснення закупівлі за запитом ціни пропозицій замовник укладає договір про закупівлю з переможцем відбору не пізніше ніж через 10 календарних днів з дня отримання від переможця відбору повідомлення щодо наміру укласти договір про закупівлю.

Хоча частиною 2 статті 41 Закону не встановлено строку надання переможцем відповідних документів, проте, виходячи зі змісту наведеної норми, такі документи надаються перед укладенням договору про закупівлю. Таким чином, ці документи повинні бути надані замовнику у встановлений для укладення договору строк.

Що стосується прямих договорів, які укладаються за пунктом 13 Особливостей, не встановлено строку для їх укладення. Проте документи за частиною 2 статті 41 Закону все ж таки надаються перед укладенням таких договорів.

Готуєте тендерну пропозицію, але вагаєтесь, чи все підготували або ж чи підготували все належним чином? Юристи ТОВ «Тендерне агентство Радник» перевірять підготовлену вами тендерну пропозицію на відповідність умовам закупівлі за послугою «Перевірка пропозиції↗» вартістю від 2350,00 грн. За цією ж послугою наші юристи можуть також перевірити пропозицію конкурента після її розкриття.

Замовити послугу  ↗

По-третє: частиною 2 статті 41 Закону конкретно не визначено, які саме документи, що підтверджують право підпису, в обов’язковому порядку надає переможець. 

Відповідно до частини 2 статті 207 Цивільного кодексу України правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо він підписаний його стороною (сторонами).

Правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства.

Зі змісту абзацу 2 наведеної норми ми бачимо, які документи чи інформація можуть визначати право підпису уповноваженої на це особи.

Крім того, відповідно до пункту 13 частини 2 статті 9 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 № 755-IV в Єдиному державному реєстрі містяться такі відомості про юридичну особу, крім державних органів і органів місцевого самоврядування як юридичних осіб, зокрема: відомості про керівника юридичної особи та про інших осіб (за наявності), які можуть вчиняти дії від імені юридичної особи, у тому числі підписувати договори, подавати документи для державної реєстрації тощо: прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта, інформація для здійснення зв’язку з керівником юридичної особи (телефон та / або адреса електронної пошти)), дані про наявність обмежень щодо представництва юридичної особи.

Тобто інформацію щодо права підпису переможець також може надати у вигляді відомостей з ЄДР.

З контрагентами — фізичними особами, у тому числі фізичними особами – підприємцями, які укладають договір від свого імені, наче все простіше. Проте норма частини 2 статті 41 Закону не виокремлює їх та вказує на те, що в будь-якому випадку переможець надає інформацію на право підпису. Тому для підстраховки замовнику рекомендується взяти в такого контрагента інформацію чи копію документа, наприклад відомості з ЄДР чи навіть просто копію документа, що посвідчує особу.

Зі змісту пункту 2 частини 2 статті 41 Закону вбачається, що ліцензія чи документ дозвільного характеру надаються, якщо отримання дозволу або ліцензії на провадження такого виду діяльності передбачено законом. Таким чином, замовнику необхідно самостійно встановити, чи ліцензується діяльність переможця, що стосується предмета закупівлі, або ж чи повинен переможець мати дозвіл на здійснення такої діяльності, або ж взагалі такі документи не потрібні. 

По-четверте: оскільки нормою частини 2 статті 41 Закону не визначено, яким способом повинна надаватись відповідна інформація та документи, замовник та його контрагент можуть обрати один із способів, а саме:

1. поштове відправлення засобами поштового зв’язку;
2. електронне відправлення за допомогою електронної пошти чи завантаживши інформацію чи документи в електронній системі закупівель відповідної процедури закупівлі.

Здобути теоретичні знання закупівельного законодавства та практичні навички їх застосування можна за допомогою участі в онлайн-марафоні для закупівельника: від початківця до експерта з публічних закупівель↗ від Академії Радник.

Зареєструватися на онлайн-марафон ↗

Пропонуємо зразок протоколу відповіді на вимогу з додатковою інформацією про причини відхилення тендерної пропозиції учасника, який  розміщено в групі Viber за посиланням↗.

Олег Підгірський, 

юрист ТОВ «Тендерне агентство Радник»